Il existe différents types de longues absences : arrêts maladie, accidents du travail, congés maternité ou parental, congés estivaux, congés sabbatiques… Quelle que soit la nature de l’absence, le retour au poste du collaborateur est une période délicate pour le salarié et l’entreprise car la relation a été interrompue pendant plusieurs semaines et chacune des 2 parties a vécu des choses différentes.
Le salarié peut avoir des craintes concernant sa reprise : « Suis-je encore capable de… ? », « Ai-je encore ma place dans l’équipe ? », « Ce poste me correspond-il encore ? ». L’entreprise, quant à elle, peut aussi se poser des questions sur la motivation de son collaborateur, car ce sont des périodes propices à la prise de recul pour les collaborateurs.
Si le retour d’un collaborateur n’est pas bien préparé et anticipé, l’entreprise prend le risque de le perdre définitivement (démission, licenciement…). Par conséquent, pour que l’absence et le retour soient vécus positivement de part et d’autre, il faut maintenir le lien avec le salarié avant, pendant et au retour de l’absence, en respectant les 6 étapes suivantes :
1/ Préparer la période d’absence
Pour un retour optimal, il est fortement conseillé, si cela est possible, de préparer le départ avec le collaborateur lui-même. Dès qu’il vous a annoncé son congé ou arrêt, impliquez-le dans l’organisation de son absence : valider avec lui ses dates de départ et de retour et en informer l’équipe, le missionner de la formation de son remplaçant, faire un point sur les dossiers en cours pour en assurer un bon passage de relais, le sonder sur ses intentions à son retour…
2/ Pendant l’absence, maintenir le contact
Votre collaborateur est désormais absent mais il fait toujours partie de l’entreprise. N’hésitez pas à entretenir le lien tout au long de son absence et à prendre de ses nouvelles lors des moments clés (naissance par exemple), les redescendre auprès de l’équipe et lui donner en retour des nouvelles concernant l’entreprise, ses collègues, ses clients… Pensez à l’inviter aux événements marquants de l’entreprise (pots, séminaires…) pour lui montrer qu’il occupe une place à part entière dans l’équipe.
3/ Préparer le retour de votre collaborateur
Programmez de passer un coup de fil à votre collaborateur quelques jours avant son retour au poste. Cela vous permettra de lui communiquer ses horaires, de sonder son état d’esprit et de l’informer qu’il sera vu en entretien professionnel de retour pour organiser au mieux sa reprise. N’oubliez pas de briefer vos équipes pour qu’elles lui réservent un accueil bienveillant.
4/ Le jour de la reprise, organiser un accueil chaleureux
Après une longue période d’absence, le retour à l’emploi peur être vécu difficilement pour le collaborateur : angoisse, anxiété, stress… La manière avec laquelle il sera reçu dans l’entreprise aura un impact décisif sur sa capacité à se réintégrer, sa motivation et son bien-être au travail. Organisez-vous pour être présent et disponible le jour J afin de l’accueillir personnellement. N’hésitez pas à organiser un moment de convivialité entre collègues (petit-déjeuner, pause-café…) pour lui montrer que son retour était attendu et préparé.
5/ Réaliser l’entretien professionnel de reprise de votre salarié
Préparé à l’avance par vos soins, l’entretien de retour est l’étape la plus importante de la réintégration de votre collaborateur. Pour cela, ce tête-à-tête doit être synonyme d’écoute, d’objectivité, de respect, de confiance et de simplicité. Le but de cet entretien individuel est double : d’une part, il facilite le retour en douceur du salarié, quelle que soit la durée de son absence. D’autre part, il permet de détecter d’éventuels signaux de mal-être ou de dysfonctionnement dans le poste afin d’y remédier au plus vite (aménagement d’horaires, modification des missions, évolution de carrière, formation…).
6/ Mettre en place un accompagnement et un suivi régulier
Pour favoriser sa réintégration au poste, annoncez à votre collaborateur qu’il sera accompagné durant les premières semaines par la personne qui l’a remplacé pour faciliter la transmission de ses dossiers. Pensez à planifier des entretiens réguliers de suivi pour faire un point ensemble et vous assurer du bon déroulement de sa reprise.
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