S’entourer de fournisseurs sérieux et compétitifs est essentiel pour toute entreprise. L’appel d’offres est une procédure complexe qu’il est impératif de bien maîtriser pour qu’elle soit efficace. En effet, la qualité de vos appels d’offres sera déterminante pour obtenir des réponses qui conjuguent pertinence et compétitivité.
Petit rappel : Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
L’appel d’offres ou RFP (Request for Proposal) est une procédure qui permet à un commanditaire de demander la cotation d’un besoin de son entreprise (prestation de travaux, fournitures ou services) à divers fournisseurs mis en concurrence.
Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour lancer un appel d’offres :
- Dans le cas où vous êtes une société privée ou, si vous êtes une organisation publique et que le marché ne dépasse pas 25 000 €, vous pouvez vous adresser directement aux entreprises pré-sélectionnées,
- Dans le cas d’un marché public dont le contrat porte sur plus de 25 000 €, alors vous devez appliquer les procédures adaptées ou formalisées selon la nature et le montant du marche.
Si vous n’êtes pas spécialiste du sujet ou si vous manquez de disponibilité pour organiser l’appel d’offres et sélectionner la solution, faites-vous accompagner par un cabinet de conseil.
Les étapes à suivre pour réussir son appel d’offres :
Pour effectuer cette procédure dans les règles, il est nécessaire de procéder au préalable à plusieurs étapes clés stratégiques :
1/ Bien définir ses besoins
Réalisez une analyse rigoureuse de vos exigences pour produire un appel d’offres qualitatif. Observations, interviews, ateliers, évaluez le besoin exact de votre entreprise afin de diagnostiquer l’existant et définir la cible. Pour cela, il est conseillé d’utiliser des modèles de diagnostic global spécialisé́ et, si besoin, de faire appel à l’assistance d’un conseiller externe.
Une fois vos besoins et attentes identifiés, pondérez-les par ordre d’importance : du absolument nécessaire au « nice to have ». Vous pourrez ainsi plus facilement choisir en fonction de vos pondérations.
2/ Identifier les fournisseurs compétents
Nous conseillons de procéder à un benchmark afin de cibler les sociétés à même de répondre à vos besoins. Cette méthodologie vous permet de mettre en place des outils de recherche et de sélection selon des critères de choix très précis.
Cette étape vous fera gagner un temps précieux dans la comparaison et le choix final puisqu’elle écarte des solutions qui sont trop éloignées de vos exigences.
Vous n’êtes pas spécialiste du sujet pour pouvoir juger si telle ou telle solution doit intégrer votre benchmark ? Faites vous alors accompagner soit par un collègue dont le sujet n’a pas de secret ou par un cabinet de conseil spécialiste.
3/ Rédiger vos documents de consultation avec précision
Il est important de savoir exprimer précisément vos besoins : plus le cahier des charges est précis, plus les réponses sont adaptées et pertinentes. Pas d’inexactitudes ni d’informations incomplètes : votre appel d’offres doit être explicite, simple à lire et facile à comprendre. Cela vous permettra de réduire les demandes de précisions des sociétés que vous consultez, le risque de propositions inadaptées.
4/ Établir un planning réaliste
Fixez des jalons justes et équitables afin de laisser le temps suffisant aux soumissionnaires de poser des questions et de répondre. Ils doivent connaître la date limite de retour des propositions, ainsi que le temps d’étude des offres, la date de réponse et les délais de livraison pour l’entreprise retenue.
5/ Établir une grille de comparaison des offres
Cette manière de procéder vous permettra d’étudier et de comparer les offres de manière claire et objective. Il est préférable de se fixer des listes de sélection sur une ou deux étapes. Basez-vous sur les critères de sélection pondérés et de notation que vous avez mentionnés aux soumissionnaires pour affiner votre choix.
6/ Rencontrer les sociétés en soutenance et sur un site client
N’hésitez pas à aller à la rencontre des fournisseurs en lice mais ne vous contentez pas de la présentation en soutenance : allez voir concrètement sur le terrain ce qui est proposé dans des conditions proches des vôtres. Et si vous voulez vraiment en avoir le cœur net, organisez un POC (Proof of concept) ou un pilote pour tester le produit au sein-même de votre environnement.
7/ Réaliser la signature de l’entente
Ca y est. Votre choix est fait ! Vous avez choisi selon les critères fonctionnels, techniques, financiers.
Passez enfin à la signature et à la notification du marché.
Ne négligez pas cette étape. Il est en effet important de concrétiser l’accord des deux parties par écrit afin d’éviter tout conflit à posteriori. Pour cela, utilisez un contrat pour mentionner les engagements de chaque partie et prévoir les conséquences en cas de manquement.
EffiCRM se tient à votre disposition pour vous accompagner dans la gestion de vos appels d’offres et le choix de vos prestataires. Retrouvez ici quelques unes de nos références dans ce domaine :
Kwixo : https://www.efficrm.com/project/kwixo/
Bailleur social : https://www.efficrm.com/project/bailleur-social/
GFP : https://www.efficrm.com/project/mission-conseil-efficrm-pour-gfp/
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