Le bon déroulement d’une intégration est déterminant pour garantir la réussite d’un recrutement. Cette phase d’accompagnement managérial s’avère très importante pour éviter toute période d’essai inachevée et non concluante. Grâce à la mise en place d’un plan d’accueil de vos nouvelles recrues, maintenez durablement leur engagement dans l’entreprise. Voici ci-dessous nos 8 conseils pour bâtir un plan d’intégration efficace pour vos futurs collaborateurs.
1/ Préparer un poste de travail opérationnel
La qualité de l’accueil de votre nouvelle recrue est essentielle. Pour cela, vous devez anticiper son arrivée et mettre en place les conditions matérielles adéquates à l’exercice de ses fonctions. Assurez-vous qu’elle dispose d’un poste de travail opérationnel : bureau, ordinateur, téléphone, messagerie, codes d’accès, badge, véhicule, vêtements de travail, etc. Tout doit être prêt le jour J. Cela témoigne de votre considération à son égard et conditionne sa première impression dans l’entreprise.
2/ Informer vos équipes en amont
Quoi de plus désagréable que de découvrir à l’improviste l’arrivée d’un nouveau membre de l’entreprise… Il est donc important d’informer vos équipes pour les mobiliser et les impliquer dans l’intégration du nouveau collaborateur. Précisez les raisons de son recrutement, sa mission et sa place dans l’entreprise pour qu’il puisse être accueilli au mieux. Vos collaborateurs participeront activement à son intégration en faisant preuve de disponibilité et en l’aidant si besoin.
3/ Créer un livret d’accueil
Anticipez l’arrivée de vos futurs collaborateurs en mettant à leur disposition un livret d’accueil qui centralise toutes les informations utiles dont ils devront prendre connaissance dès leur arrivée : présentation de l’entreprise et des services, procédures internes, règlement intérieur, accès à l’intranet de l’entreprise… Cela garantit la transmission d’une information complète et précise, indispensable à l’optimisation de leur intégration.
4/ Personnaliser l’accueil le jour J
Nul besoin de plonger immédiatement dans le vif du sujet, à coup de procédures dictées et de dossiers clients empilés sur le bureau. Prenez soin de personnaliser l’accueil de votre nouvel arrivant pour créer une ambiance conviviale et courtoise. Accordez-vous un peu de temps ensemble autour d’un café ou d’un déjeuner. Faire preuve de considération et de proximité permet de créer de bonnes relations de travail dès le départ.
5/ Prévoir un tour d’horizon
Consacrez du temps à votre nouveau collaborateur pour l’accompagner dans la découverte de l’entreprise et des équipes. Faites ensemble le tour des services et des bureaux pour l’aider à prendre ses marques et le présenter individuellement à ses nouveaux collègues. Cette visite est également l’occasion de le sensibiliser aux valeurs, aux règles de vie et à la culture de votre entreprise.
6/ Former le collaborateur aux bases de son poste
Que vous recrutiez plusieurs personnes ou une seule à la fois, il est nécessaire de transmettre les notions de base du poste à travers une formation. Selon le type de poste et l’organisation de votre entreprise, la transmission du savoir peut se faire en formation interne ou externe. Elle peut combiner savoir théorique et mise en pratique, être faite en présentiel et/ou à distance…
7/ Désigner un collaborateur – tuteur
Optimisez les chances de réussite d’intégration en désignant un tuteur qui accompagnera la nouvelle recrue. Objectif : favoriser sa prise de poste grâce à l’appui d’un collaborateur expérimenté. Ce binôme permet au nouveau de prendre ses marques plus sereinement en bénéficiant de l’appui d’un expert. Pour le tuteur, cette démarche de transmission volontaire est valorisante et permet de découvrir les prémices du management d’équipe.
8/ Définir les objectifs et planifier des débriefs durant la période d’essai
Pour réussir l’intégration, votre nouvelle recrue a besoin de se situer dans sa future mission, de comprendre ce qu’on attend d’elle et de posséder les moyens pour y parvenir. Par conséquent, il est important de fixer dès le départ des objectifs clairs et atteignables et de planifier dès le départ des points de rencontre. Établissez une feuille de route qui servira de repère et facilitera l’évaluation tout au long de la période d’essai.
Ces rencontres régulières seront l’occasion de maintenir une communication optimale, pour remonter d’éventuelles incompréhensions liées à l’intégration et réaliser les ajustements nécessaires.
En vous montrant disponible et accessible, vous mettez à l’aise votre nouveau collaborateur et multipliez les chances de succès pour son intégration.
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