En gestion de projet comme en management, la perspective de lancer un nouveau projet dépend essentiellement des ressources humaines, matérielles et financières disponibles. Si elles sont suffisantes, le projet peut voir le jour. Si non, il est reporté ou tout simplement annulé.
Bien que les compétences, les moyens techniques et le budget peuvent être ajustés en fonction des besoins, un facteur essentiel à la réussite du projet n’est pourtant pas maîtrisable : le temps. Lorsqu’il y a plusieurs projets à mener de front, les managers et chefs de projets sont exposés à une surcharge de travail, peuvent perdre en énergie et en efficacité, faute de temps et de stratégie.
La priorisation stratégique et opérationnelle des tâches / projets sera l’élément clé pour faire de vos projets un échec ou une réussite. Voici quelques éléments de réponse pour vous aider à gérer la priorisation des tâches.
Qu’est-ce que la priorisation ?
La priorisation des tâches/ des projets vise à déterminer le meilleur chemin à suivre pour optimiser leur gestion. Cela passe par la hiérarchisation des différents projets à mener qui permettra de choisir ceux que vous réaliserez en premier. L’objectif est de bien faire la différence entre ce qui est important et ce qui est urgent, afin de se concentrer sur les tâches qui sont réellement déterminantes pour le bon déroulement du projet.
La Matrice d’Eisenhower permet de vous aider à prioriser vos projets en déterminant ceux qui sont urgents (qui nécessitent une action immédiate) et ceux qui sont importants (qui nécessitent une attention particulière). Prioriser vos projets est un travail en amont visant à classer, ordonner et faire des choix : dois-je faire, déléguer, planifier ou supprimer ?
Pourquoi prioriser vos projets ?
L’objectif est d’être sûr de travailler sur ce qui est vraiment important, de ne pas s’égarer et perdre du temps (et sans doute de l’argent) avec des tâches mineures, dont la réalisation peut facilement être reportée ou déléguée. Prioriser vos projets permet de vous concentrer sur les projets rentables et bénéfiques au développement de l’entreprise : vous réduisez ainsi les coûts et augmentez la rentabilité. En vous focalisant sur une tâche / un projet à la fois, vous gagnez en efficacité et en temps.
Appelé loi des 20-80, le principe de Pareto est une règle selon laquelle environ 80 % des effets sont le fruit de 20 % des causes. Cela veut dire que 20% des projets produisent 80% des résultats. À méditer !
Comment prioriser ?
La priorisation de vos projets se déroule en 6 étapes :
1/ S’imprégner de la stratégie de l’entreprise
Tracez votre ligne directrice à partir de la stratégie et la vision globale de votre entreprise. Cela vous permettra de mettre la priorité sur les projets réellement importants pour l’organisation et le développement de l’entreprise.
2/ Définir des objectifs clairs pour chaque projet
Il est essentiel de connaître les objectifs principaux de chaque projet. Cela est indispensable pour pouvoir prioriser ceux qui correspondent précisément à la politique et à la stratégie actuelles de l’entreprise.
3/ Prévoir les ressources nécessaires
Il est également nécessaire de prendre en compte les facteurs clés (compétences, budget, temps) qui vous permettront de mener à bien le projet. Cette démarche est utile pour obtenir une vision juste du chemin à parcourir et des prérequis nécessaires.
5/ Évaluer la priorité de chaque action
Nous vous conseillons de créer un système d’évaluation de chaque tâche / projet. Cela vous permettra de les catégoriser selon différents critères déterminés (tels que la criticité, le délai, le risque, l’impact attendu…), de les noter selon une échelle de 0 à 5 par exemple et de les classer par ordre de priorité.
6/ Faire valider par votre hiérarchie
Pensez à faire valider par votre direction vos choix et votre matrice de priorisation de tâches / projets avant de vous lancer dans l’accomplissement et la gestion de vos projets.
Pour conclure
Prioriser vos projets est primordial pour éviter une surcharge de travail inutile, une perte de temps, d’énergie et d’efficacité, mais aussi afin de vous assurer que les projets sur lesquels vous travaillez s’intègrent bien dans la stratégie de l’entreprise.
Enfin, une priorité que nous vous conseillons de garder en ligne de mire : la satisfaction client. Même si vous êtes concentrés sur la gestion de vos différents projets, si l’un de vos clients est mécontent d’un produit ou d’un service fourni, vous devez en faire votre priorité pour rectifier le tir rapidement et améliorer votre Relation Client en permanence.
Poursuivez votre lecture vers nos articles :
Savoir déléguer et faire confiance
Le lancement de journée : un puissant outil managérial !
Découvrez nos formations management EffiCRM :
Formation piloter les activités
Formation les fondamentaux du management
