La communication est la transmission d’informations d’un émetteur à un ou plusieurs récepteurs. Pour que la communication soit efficace au cours de votre projet, il faut adresser le bon message à la bonne personne au moment propice. Malheureusement, savoir communiquer en mode projet est assez rare en entreprise ! Nombreux sont les projets avortés, non aboutis ou partiellement satisfaisants. Ils sont le résultat d’un manque de communication.
La clé ? Créer un plan de communication de projet. Essence même de la gestion de projet, une communication efficace repose sur un processus de planification des échanges tout au long du projet pour optimiser la transmission des bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment. Voici nos 5 conseils pour y parvenir.
1/ Identifier les personnes concernées
Prenez bien soin d’identifier les destinataires concernés par l’information que vous souhaitez transmettre. Le plan de communication vous permettra de définir les rôles et les responsabilités mais aussi les attentes et les intérêts tout au long de votre projet.
Créez une liste des personnes qui auront besoin de recevoir des informations : à savoir les parties prenantes, les membres de l’équipe en charge du projet, les fournisseurs externes. Pour vous aider, vous pouvez créer un graphique de référence reprenant tous les axes de votre plan afin de concevoir une matrice de communication.
2/ Formaliser le message à transmettre
Une fois que vous avez identifié votre auditoire, vous pouvez définir les objectifs et stratégies de communication qui ne cesseront pas d’être revus et retravaillés tout au long du processus. Chaque membre de votre auditoire a besoin d’une information différente et spécifique pour contribuer au projet de manière efficace.
Déterminez les informations que vous aurez à leur transmettre tout au long du projet : plan du projet, affectations, budget, calendrier et échéances, gestion des problèmes et risques, etc… Cette démarche est essentielle pour obtenir l’adhésion et l’engagement de votre auditoire.
3/ Choisir les bons outils
La clé de la communication efficace est de découvrir les besoins des autres et d’adapter vos méthodes de communication en conséquence. Cette étape est d’autant plus importante au vu du nombre considérable de données de projet et d’outils de communication disponibles.
Choisissez ensemble la manière la plus efficace pour communiquer et contribuer positivement au projet. Pour cela, il existe de nombreux outils de communication : les réunions, les tableaux de bord et rapports de projet, les courriels, les forums de discussion en ligne, les référentiels de documents, les enquêtes…
4/ Déterminer la fréquence
À partir des canaux de communication choisis, déterminez la fréquence de la communication. Les échanges doivent être définis à l’avance sur votre plan de communication : une fois que vous avez déterminé le « comment », passez à la définition du « quand ».
Par exemple, optez pour des réunions de projet hebdomadaires, des rapports de projet mensuels, des récapitulatifs et remontées d’informations chaque lundi, etc…
5/ Mesurer et mettre à jour
Votre plan de communication de projet doit être suivi et analysé à intervalles réguliers. Prenez le temps de suivre le bon déroulement de la communication et de réajuster les dysfonctionnements. Pour cela, sollicitez l’avis des personnes concernées et documentez vos process pour optimiser vos prochains plans de communication.
Conclusion
Vous l’aurez donc compris, une communication efficace est fondamentale pour la gestion réussie des projets. Elle ne doit pas être considérée comme une partie de votre projet, mais comme son fondement même. Ne la négligez pas. C’est la qualité de votre plan de communication qui conférera tout le succès à votre projet.
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