Réunir son équipe est un puissant levier de performance et de cohésion. Si elle est bien préparée et bien animée, la réunion d’équipe permet de souder les équipes, motiver les collaborateurs et créer une synergie entre les différents membres du groupe. Quel que soit l’objectif de votre réunion d’équipe, elle doit avant tout bénéficier d’un véritable travail d’anticipation et de préparation réalisé par l’animateur et tous les participants.
Ici pas d’improvisation possible. En effet, pour que votre réunion d’équipe soit constructive, celle-ci doit obéir à une méthodologie bien précise. Car se préparer, c’est se donner les moyens d’atteindre ses objectifs en s’appuyant sur l’implication collective et le partage des compétences.
Règle n·1 : anticiper, préparer, informer
Que ce soit une réunion commerciale, marketing, stratégique ou de direction, il est essentiel que le leader la prépare avec attention. La bonne préparation de la réunion est la clé pour valoriser ses capacités à motiver et fédérer le groupe autour d’un objectif commun.
Se poser les bonnes questions, déterminer le thème, l’objectif, les membres à réunir, le lieu, l’horaire, le timing prévu… Tous ces points doivent être fixés et communiqués en amont aux personnes concernées. Cela leur permettra d’être mieux préparées et en mesure de participer plus activement aux échanges.
Animer la réunion de manière dynamique et efficace
Afin que la réunion d’équipe soit la plus productive possible, il est important d’adopter une trame structurée qui alterne présentations et échanges avec l’équipe. Cela permet de maintenir un niveau optimal d’implication de la part de tous les participants. Véritable chef d’orchestre, le leader trace le fil conducteur de la réunion en rappelant les objectifs du jour et en recentrant sur l’essentiel en cas de débordements éventuels.
Favoriser l’échange et la prise de parole
Le travail d’équipe est essentiel pour que la réunion soit productive et porteuse de sens. Le climat doit être propice à l’écoute et aux échanges pour faire émerger des idées nouvelles et faire de chaque participant un acteur majeur dans l’atteinte des objectifs. Le collectif et le sentiment d’unité permettent de motiver, d’impliquer et de responsabiliser les équipes.
Définir un plan d’action et réaliser un compte-rendu
La conclusion de la réunion d’équipe est importante car c’est elle qui va synthétiser les sujets abordés, les pistes de réflexion, les actions à mener et la répartition des taches. Cela permettra d’élaborer un plan d’action avec des engagements fixés et de transmettre un compte-rendu récapitulatif aux personnes concernées.
Faire preuve d’innovation
La créativité est un formidable levier de cohésion et de performance. Alors n’hésitez pas à innover sur la teneur de vos réunions pour mobiliser vos équipes. Brainstorming, activité team building, responsabilisation de chaque participant… faites preuve de créativité afin de fédérer vos équipes autour d’une énergie positive et constructive.
Valoriser le travail collectif
Enfin, prenez soin à chaque réunion d’équipe de valoriser la performance du groupe, les réussites, les efforts réalisés face aux difficultés afin de féliciter l’atteinte des objectifs fixés et d’encourager la motivation collective.
En conclusion, la réunion d’équipe peut être un véritable tremplin pour la performance de votre entreprise à condition qu’elle réponde à une méthodologie rigoureuse de préparation, d’animation et de suivi.
Pour plus d’informations, nous vous invitons à découvrir notre article Le manager leader ça s’apprend et notre formation management : manager une équipe.
